3.0 Certificeringsforløbet hos kunden
Med basis i programmet for certificering er følgende forløb aftalt med kunden:
- Opstartsmøde (indledende møde)
- Gennemgang af resultatet af manualgennemgangen
- Auditering af virksomheden, herunder også ledelsen.
- Teammøde og udførelse af dokumentation
- Afslutningsmøde med gennemgang af audittens observationer
På opstartsmødet følges blanket: Guideline for opstartsmødet. J3.A.004
På opstartsmødet gøres der rede for: forløbet af auditen, fortrolighed, reglerne for brug af logo og navnlig at den ikke må påsættes produkter eller kunne misforstås som et akkrediteringslogo, hvordan det må bruges, hvordan afvigelse håndteres, tidsgrænser. Der spørges om der skulle være ændringer i forhold til fremsendte program, og om der er specielle hensyn der skal tages.
Til hver auditor skal der tildeles en guide, der kan ledsage auditoren til den aktuelle afdeling og ansvarlige. Vedkommende skal også kunne være sandhedsvidne i
tilfælde af tvist over observerede fejl og mangler.
De auditerede personer noteres under auditten på blanket: Auditerede personer. Antallet af personer der skal auditeres skal være passende sådan at der er et godt indtryk af implementeringsgraden, samt tilsvarende at der foreligger tilstrækkeligt dokumentation. Den nødvendige dokumentation, nævnt under punktet dokumentation, indsamles under auditten.
3.1 Dokumentation
På teammødet udføres den nødvendige dokumentation for den udførte audit. Der checkes om der er modtaget og auditeret i alle standardens ISO 9001 punkter.
Dokumentation:
- Program med evt. rettelser til forløbet.
- Auditerede personer
- Manualgennemgang med udfyldt udestående punkter.
- Kopi af kvalitetsmanualens indholdsfortegnelse med rev. nr. eller dato.
- Kopi af ledelsen evaluering.
- Kopi af udkast til teksten til kvalitetscertifikatet (Forsiden af programmet)
- Auditpunkter: Der afkrydses for udført audit i de enkelte områder og standardpunkter på blanket: Auditområder.
- Evt. Afvigelser udføres på afvigelsesrapporter og følger afsnittet: Udfyldelse, håndtering og lukning af afvigelser.
- På blanket: Auditrapport påføres:
-Lead auditors navn, evt. medauditorer/specialister, virksomhedens navn og dato for auditen.
-Antal evt. fundene afvigelser, observationer og forbedringsforslag
-Reference til auditprogram
-Reference til kvalitetsmanualens udgave (eks. Indholdfortegnelse med rev. nr. eller dato)
-Normer, standarder og myndighedskrav set i brug dokumentation for observeret under Auditen: eks. Sag set, udført tilsyn, Montør navn + certifikat
-Områder der skal fokuseres på ved næste overvågningsaudit, samt konklusion på den udførte certificeringsaudit.
- For fremtidige overvågningsaudit udføres Blanket: Tilsynsplan, som er en planlægning af de fremtidige årlige besøg, samt evt. fokus områder.
- Til brug internt ved Inspecta og til understøtning ved fremtidige overvågning audit, udføres der blanket: Intern Auditrapport. På denne påføres navne og funktion for vigtige ansatte.
Hvis der ved en certificering ikke foreligger afvigelser, kan der ved teammødet
udfærdiges en indstilling til certificering på blanket af samme navn.
Hvis der under certificeringen er opstået begrundet tvivl om implementeringsgraden og set eksempler på at systemet ikke fungerer, bør certificeringen afbrydes og et nyt tidspunkt aftales med virksomheden.
3.2 Afslutningsmøde
Certificering afsluttes med at der afholdes et afslutningsmøde med virksomhedens repræsentanter.Dagens fundne observationer gennemgås i fællesskab.
De evt. observerede og rejste afvigelser bliver gennemgået og der modtages en bekræftelse af deres rigtighed og at virksomheden har forstået og accepteret
afvigelsen. Der aftales med virksomhedens repræsentant tidsramme for fremsendelse af korrigerende handling, samt den tilhørende dokumentation for objektivt bevis. Tidsrammen må max. være 3 måneder.
På afslutningsmødet afleveres kopi af følgende dokumentation til virksomheden:
- Auditerede personer
- Auditområder
- Evt. Afvigelsesrapporter
- Evt. Indstilling til certificering
- Auditrapport
- Tilsynsplan