Hvilke processer er mest kritiske i forhold til auditering, og hvor ofte skal de afvikles?
”Vores auditeringer er som regel ikke meget komplekse og udføres for kvalitetsstyring, miljøledelse og arbejdsmiljø. Vi har mere end 20 års erfaring med auditering og har været ISO9001-certificeret siden 2004. Før det havde vi materiale inspektioner fra forskellige virksomheder, som f.eks. Kiwa. Vi bliver auditeret mellem syv og ti gange om året, generelt med nul til tre afvigelser. "
Hvordan har auditering ændret sig efter COVID-19, og hvilken rolle spiller fjernauditering for jer?
”Før COVID-19 blev der foretaget auditering på stedet med fysiske møder og rundvisninger i relevante områder af virksomheden, som f.eks. produktionsfaciliteter. Fjernauditering blev relevant for os, da COVID-begrænsningerne begyndte at træde i kraft. Vi har indtil videre haft tre fjernauditeringer siden i sommer. Den første omhandlede vores ISO-system - ISO9001, ISO14001 og ISO45001. Det var let at dele alle vores dokumenter og procedurer på skærmen, hvor auditøren også talte med forskellige grupper af ansatte. Det var som at være i samme mødelokale. Ved den næste audit havde vi samtaler i et par timer, og gennemførte en tur med kamera i en af vores fabrikker for at vise produktion og montage af et produkt. Det tredje audit blev gennemført som en videosamtale med cirka 12 spørgsmål angående dokumentation af produkter og kalibrering, samt en montagedemo. ”
Hvordan adskiller fjernauditering sig mest fra fysiske audits på stedet?
”Tidsfaktoren betyder meget. Fjernauditering har været meget effektivt og har taget meget mindre tid. Normalt ville auditeringer tage en hel arbejdsdag for mig og mindst en kollega. Nu kan jeg klare det alene. ”
Hvad er de største fordele med fjernauditering for dig og din virksomhed?
”Tidsbesparelse som det første. Faktisk er fjernauditering generelt mindre ressourcekrævende – vi bruger både mindre tid, mindre arbejdskraft og mindre omkostninger. Det sparer også vores auditør for meget rejsetid. Dette er godt for miljøet og reducerer vores CO2-fodaftryk, hvilket vi altid er interesserede i hos VOLA. En anden fordel er hurtig sagsbehandling efter fjernauditeringen. Vi modtog rapporterne meget hurtigt - samme dag! ”
Har du oplevet nogle nævneværdige ulemper?
”Intet væsentligt. Det krævede lidt øvelse for vores folk at vænne sig til at arbejde og tale foran kameraet. Og selvfølgelig kan fjernauditering ikke erstatte fysiske besøg på stedet helt, for nogle gange har du bare brug for at se tingene i virkeligheden. "
Hvordan vil du sammenligne standarden for fjernauditering og fysiske audits i forhold til kvalitets- og miljø-, sundheds- og sikkerhedsauditering?
”Vi oplevede et tilfredsstillende forløb med fjernauditering. Rapporterne indeholdt det sædvanlige skarpe niveau i form af detaljer og information, således som vi forventer og har behov for. ”
Er fjernauditering et skridt i den rigtige retning for din virksomhed?
"Det synes jeg. Fjernauditering er meget velkommen og meget fordelagtig for os. Især da vi har mange produkter i vores katalog, der ikke har ændret sig i årevis. Vi har omkring 50 grundlæggende produkttyper i vores produktion, men cirka 1.000 varianter i forhold til form, farve og materiale. Det har vi haft i mange år. Ærligt talt ser jeg ikke nogen grund til, at vi skal have overvåget hvert lille trin i en proces, når vi kun ændrer en mindre detalje i et eksisterende produkt – uden at ændre i design, processer eller materialer. Især de sidste tre år har auditeringen ændret sig med flere dokumenter om materialer og komponenter. Jeg vil sige, at i de tilfælde, hvor en auditør kender din organisation og dit produkt, vil det være nok med en årlig fjernauditering og en on-site audit hvert femte år. For mindre produktvariationer kan fjernauditering tilbyde skræddersyede løsninger. ”