Telefon:​ 70 22 97 70

Webbase

Vælg land​  

Certificering af Ledelsessystemer

Certificeringsbestemmelser:

Aftalegrundlaget mellem Kiwa Inspecta herefter Inspecta og virksomheden er baseret på en certificeringsaftale.

Aftalen er opdelt i generelle kontraktvilkår samt specifikke kontraktvilkår, der gælder for certificeringen. Certificeringsaftalen er gældende, når de specifikke kontraktvilkår er tiltrådt af begge parter. Evt. ændringer vil blive tilføjet som tillæg til specifikke kontraktvilkår. Vilkårene i de specifikke kontraktvilkår går altid forud for vilkår i de generelle kontraktvilkår. Se også på www.inspecta.dk

Hvis eventuelle afvigelser ikke kan afsluttes under certificeringen eller ved fremsendelse af dokumentation for, at de korrigerende handlinger er implementeret, skal der foregå et opfølgningsbesøg. Opfølgningsbesøget faktureres særskilt efter faktiske omkostninger og forbrugt tid. Der er inkluderet i prisen ½ time for lukning af evt. afvigelser. Hvis lukningerne af afvigelserne tager mere en ½ time vil der blive faktureret for mertiden. Hvert 3. år foretages der recertificering. Foreligger der et tilfredsstillende resultat fornyes certifikatet .

Bemærk at prisen for recertificering er normalt billigere end for en førstegangscertificering.

For certificeringer hvor uanmeldt besøg kan blive besluttet af Lead auditor, vil disse besøg blive faktureret på timeberegning efter den gældende timesats.

Hvis certificeringsaftalen kan accepteres, bedes et eksempel af kontrakten underskrevet og sendes til bage på mail: dk.info@kiwa.com eller pr. post.

Ved kontraktens udløb udarbejdes nyt tilbud såfremt kunden anmoder om dette. Hvis ikke fortsætter aftalen på timebetaling medmindre kunden opsiger aftalen.

Kiwa Inspectas forpligtigelser:

Kiwa Inspecta forpligter sig til at yde certificering i overensstemmelse med de specifikke kontraktvilkår, i henhold til Inspectas akkreditering.

Kontraktgrundlaget ændres, såfremt vilkårene for Inspectas certificeringsaktiviteter ændres. Medfører ændringer, at fremgangsmåden for certificering skal revideres, udsendes revideret procedure til kunden.

Virksomhedens forpligtelser:

Virksomheden skal give Kiwa Inspecta adgang til dokumentation, information samt adgang til samtlige lokaliteter, der er omfattet af certificeringen. Virksomheden er forpligtiget til at efterleve alle krav, som er nødvendige for at blive certificeret, herunder at opfylde kravene beskrevet i gældende standarder, direktiver, love, bekendtgørelser og retningslinjer , som er omfattet af certificeringen. Bliver disse krav ændret, skal virksomheden implementere reglerne indenfor tidsfrist, der er fastsat i den ændrede/ nye standard eller retningslinje for at kunne opretholde certificeringen. Sådanne ændringer kan også betyde at certificeringskontrakten skal ændres.

Når Kiwa Inspecta A/S bliver bekendt med ændringer af denne art, vil vi meddele vore kunder herom.

Virksomheden er forpligtet til at lade akkrediteringsmyndigheder overvære hovedefterprøvning og vedligeholdelsesbesøg for at kunne bedømme Inspecta kvalitetsstyringssystem.

Certificeringsomfang:

Certificeringsgrundlag, akkreditering samt gyldighedsområde er fastlagt i de specifikke kontraktvilkår.

De oplysninger, virksomheden afgiver i forbindelse med tilbudsafgivning, danner grundlag for sammensætning af vort auditorteam i overensstemmelse med de regler, det respektive akkrediteringsorgan har udstedt. Hvis Inspecta under certificeringsprocessen konstaterer, at der foregår væsentligt aktiviteter, som ikke er oplyst, og som har indflydelse på vor teamsammensætning, foretages fornyet auditering med relevante specialister indenfor de pågældende områder. Omkostninger i forbindelse hermed betales af virksomheden, og Inspecta påtager sig ikke ansvaret for eventuelle forsinkelser af certificeringsprocessen. Ved ændring af certificeringsomfang ændres prisen i overensstemmelse med det nye aktivitetsniveau, dette fremgår af tillæg til de specifikke kontraktvilkår.

Fortrolighed:

Al information vedrørende virksomheden bliver behandlet strengt fortroligt. For at sikre bevaring af oplysninger fremkommet under certificeringsarbejdet skal følgende iagttages:

Virksomheden gøres på forhånd opmærksom på hvilke oplysninger Inspecta gør offentligt tilgængelige. Alle andre oplysninger betragtes som fortrolige, medmindre virksomheden selv har gjort dem offentligt tilgængelige Oplysninger om virksomheden må kun videregives til tredjepart hvis det er et krav, enten normativt eller lovgivningsmæssigt. Er det ikke lovreguleret skal virksomheden på forhånd gøres opmærksom på hvilke oplysninger der videregives.

Oplysninger om virksomheden fra andre kilder behandles som fortrolige.

Inspecta sikrer at fortrolige oplysninger opbevares forsvarligt.

Honorarer:

Prisen for certificeringen er fastlagt i de specifikke kontraktvilkår. Ydelser herudover vil blive faktureret i henhold til Inspecta gældende prisliste.

Ekstraordinære opfølgningsbesøg vil blive faktureret i henhold til forbrugt tid.

Ved afbud senere end 96 timer før audit forbeholdes retten til at fakturere fuld pris.

Fakturering:

Faktura vil blive fremsendt efter hver ydelse. Alle beløb er ekskl. Moms..

Opsigelse af aftale:

Begge parter kan opsige denne aftale. Hvis aftalen opsiges – uanset årsagen – vil det udleverede certifikat og evt. Logo blive tilbagekaldt ved varslingsfristens udløb. Herefter skal al henvisning til godkendelsen ophøre i virksomhedens forretningspapirer. Virksomheden bliver herefter slette af Inspecta referenceliste. Aftalen kan opsiges i henhold til kontrakten..

Ophævelse:

Aftalen kan ophæves af begge parter med øjeblikkelig varsel ved grov misligholdelse. For eksempel hvis den ene part træder i likvidation eller hvis en administrator overtager alle eller dele af den ene parts forpligtigelser i forhold til denne aftale.

Ansvar:

Inspecta kan gøres ansvarlig i henhold til vores almindelige forretningsbetingelser. Inspecta har tegnet forsikring til dækning af evt. tab, skade eller andet, som Inspecta kan gøres ansvarlig for.

Force Majeure:

Inspecta kan ikke gøres ansvarlig hvis Inspecta er forhindret i at opfylde sine forpligtigelser, forårsaget af forhold, som Inspecta ikke har indflydelse på.

Retsligt grundlag:

Denne kontrakt er gældende i henhold til Dansk lov og retspraksis. Enhver strid, der måtte opstå, som ikke løses direkte af parterne i mellem, afgøres ved voldgift eller ved en dansk domstol.

Kiwa Inspectas ydelser:

Generelt:

Kiwa Inspectas ydelser omfatter audits og certificeringer i henhold til anerkendte standarder eller dele heraf. For at opnå og opretholde certificering er Inspectas kunder forpligtet til at udvikle og vedligeholde deres ledelsessystem i henhold til den valgte standard samt give Inspecta adgang til at auditere eller på anden måde verificere disse ledelsessystemer. Inspecta certificering dækker kun de ydelser eller produkter, som bliver produceret og/eller leveret under ledelsessystemets gyldighedsområde. For visse certificeringsordninger er betingelserne i dette dokument ikke tilstrækkelige, for disse vedlægges et separat dokument. Afviger de separate dokumenter fra de generelle betingelser, er det de separate dokumenter, der er gældende. Kiwa Inspectas kunder vedbliver at være eneansvarlig for alle defekter i deres produkter og skal holde Inspecta skadesløs for alle defekter, krav eller erstatningspligter opstået fra disse produkter. Udstedte certifikater fritager ikke virksomheden for de lovmæssige forpligtigelser, hvad angår de ydelser og produkter, der er omfattet af ledelsessystemets gyldighedsområde.

Anmodning om certificering:

Virksomheden informerer Inspecta om virksomhedens forretningsområde og størrelse, hvad angår ydelser, som danner grundlaget for Inspecta tilbud og enhver anden følgende aftale. Virksomheden skal oplyse Inspecta om forhold vedr. myndighedsgodkendelser og autorisationer til de produkter/ydelser, virksomheden tilbyder. Et underskrevet tilbud returneret til Inspecta er accept af, at certificeringen kan påbegyndes. Inspecta skal udføre ydelserne under reglerne for den pågældende akkrediteringsordning.

Certificeringsproces:

Detaljerne i certificeringsprocessen aftales mellem Inspecta og virksomheden. Som en vejledning er hovedpunkterne nævnt herunder. Processen er underlagt DS 17021/DANAK akkreditering.

Præ-audit:

Dette er en frivillig audit (ikke normal medtaget i et tilbud), hvor virksomhedens ledelsessystem bliver gennemgået på områder aftalt med virksomheden. Kiwa Inspecta udarbejder herudfra en rapport, der indeholder de punkter, der kan forbedres inden certificeringen.

  • Fase 1

    1. besøg

    Første besøg på virksomheden sker for at:

    Vurdere og se dokumentation for kundens kvalitetssystem

    Bedømme virksomhedens beliggenhed/antal af adresser og tale med virksomhedens personale for at bedømme om virksomheden er klar til fase 2.

    Vurdere kundens implementeringsgrad af systemet, og kundens forståelse af standardens krav, især med hensyn til at afdække ledelsessystemet centrale præstationer eller væsentlige aspekter, præstationer, mål og funktioner.

    Indsamle nødvendige oplysninger om systemet kompleksitet, gyldighedsområde, processer og adresser, samt myndighedsmæssige aspekter og tilhørende overensstemmelse

    Gennemgå fase 2 mht. planlægning, resurser og detaljer.

    Vurdere om interne audit og ledelsen evaluering bliver planlagt og udført og om ledelsessystemet er klar til fase 2

    I tilfælde hvor fase 1 køres umiddelbart før fase 2 skal der gøres opmærksom på at fase 2 ikke kan gennemføres hvis der findes betydende afvigelser på fase 1

    Dokumentationsgennemgang:

    Inspecta udfører dokumentationsgennemgang for at sikre, at virksomhedens dokumenterede ledelsessystem omfatter hovedpunkterne i de standarder, der ønskes certificeret efter. Dette sikrer, at certificeringen giver maksimalt udbytte. Dokumentationsgennemgang kan med fordel foretages på virksomheden, evt. i kombination med førstebesøg

    Fase 2

    Certificeringsaudit:

    Før start af audit udarbejder og fremsender Inspecta program for certificeringen sammen med eventuelle yderlige krav, som er nødvendige for, at virksomheden kan opnå den ønskede akkrediterede certificering. Audit teamet vil under åbningsmødet gøre rede for detaljerne i audit processen overfor ledelsen. Audit teamet gør rede for alle afvigelser, observationer og forbedringsmuligheder, hvis og når de bliver identificeret under auditten. Audit teamet udarbejder en auditrapport, som fremlægges for ledelsen ved et afsluttende møde.

    Afvigelse:

    I forbindelse med certificeringsauditen vil Inspectas auditorer rejse afvigelser på de områder hvor standarden ikke er overholdt. En afvigelse kan omhandler krav som ikke er styret i ledelsessystemet eller manglende implementering af elementer i ledelsessystemet, men også manglende effektivitet i ledelsessystemet. Afvigelser kan rejses som alvorlige afvigelser og som mindre alvorlige afvigelser:

    Alvorlige afvigelser:

    En omfattende afvigelse kan være et ikke implementeret eller beskrevet kravelement i standarden. Alt efter alvorligheden af afvigelsen kan Leadauditoren beslutte om lukningen af afvigelsen skal ske hos virksomheden

    Mindre alvorlige afvigelser:

    Manglende objektive bevis, eks. for løbende forbedringer eller registrering jf. standard.

    Områder hvor der findes bevis på at processen ikke er styret på effektiv vis.

    Lukning af de rejste afvigelser sker gennem korrigerede handlinger med tilhørende nødvendig dokumentation. De korrigerende handlinger skal gennemføres til den aftalte termin på afslutningsmødet. Korrigerende handlinger skal dog gennemføres senest 90 dage efter besøgets afsluttende møde. Derefter forbeholder Inspecta sig ret til at gentage besøget.

    Udstedelse af certifikat:

    Kiwa Inspecta udsteder certifikatet, når alle korrigerende handlinger er accepteret. På certifikatet fremgår hvilken standard/bekendtgørelse, som virksomheden er certificeret .

    Sammen med certifikatet kan virksomheden modtage Kiwa Inspectas logo. Virksomheden er berettiget til at bruge certifikatet og evt. logoet i reklamemæssigt øjemed. Virksomheden kan bruge det pågældende logo på visitkort, brevpapir og andet reklame og brochuremateriale. Ønsker virksomheden at anvende logo andre steder, skal Kiwa Inspecta godkende dette. Kiwa Inspecta vil auditere brugen af logoet på vedligeholdelsesbesøgene. DANAK's logo må ikke bruges eller gengives på andet end det fremsendte godkendte certifikat.

    Ved henvisning til certificeringsstatus, kræver Kiwa Inspecta følgende betingelser overholdt af virksomheden:

    Erklæring om certificering skal være korrekt

    Brug af certificeringsdokumentet, eller dele af det, må ikke kunne give anledning til misvisning

    Tilbagetrækkes certificeringen, må virksomheden ikke længere henvise til den f.eks. i reklamemateriale

    Ved Indskrænkning af certificeringsområdet skal virksomhedens reklamemateriale rettes

    Virksomheden må ikke henvise til sin systemcertificering, hvis det kan tolkes som dækning af et produkt eller en ikke-certificeret proces

    Virksomheden må ikke give indtryk af at certificeringen dækker mere end reelt er certificeret

    Certificeringen må ikke bruges på en måde der kan bringe Inspecta og / eller certificeringssystemet i miskredit og mindske offentlighedens tillid til certificeringen

    Opretholdelse af certifikat:

    Kiwa Inspecta skal foretage vedligeholdelsesbesøg for at sikre, at virksomhedens certificering bliver opretholdt. Hvert 3. år foretages en recertificering, og certifikatet fornyes. Virksomheden er forpligtet til omgående at informere Kiwa Inspecta, hvis virksomhedens produkter/ydelser eller organisationen bliver ændret i et omfang, som vil have indflydelse på virksomhedens ledelsessystem og som vil bevirke ændringer på deres certifikat. Dette kan være ændringer af afdelinger, ekstra afdelinger, faste skiftehold, procesændringer, ændre af ejerskab, ændring i gyldighedsområde m.m. Inspecta vil herefter foretage de nødvendige foranstaltninger, f. eks. et ekstra besøg og/eller ændre certifikatet.

    Suspension, tilbagekaldelse eller annullering af certifikat:

    Kiwa Inspecta forbeholder sig ret til at suspendere, tilbagekalde, reducere, udvide eller annullere certifikatet til enhver tid med 3 måneders varsel, eventuelt kortere varsel, hvis situationen kræver dette. Dette afhænger af den information Kiwa Inspecta har til rådighed. Hvis situationen opstår, vil virksomheden blive varslet i så god tid, at virksomheden har mulighed for at foretage en korrigerende handling. Kiwa Inspecta forbeholder sig ret til at offentliggøre dette, hvis sådanne foranstaltninger foretages.

    Anke:

    Processen for ankesager er også tilgængelig på Kiwa Inspectas hjemmeside

    Personale der behandler ankesager må ikke have deltaget i audit eller truffet beslutninger vedrørende certificering på den pågældende virksomhed.

    Når en ankesag er modtaget bekræfter Inspecta dette over for appellanten. Denne holdes løbende underrettet om sagens fremskridt og resultatet. Appellanten får besked om at ankesagens behandling og afgørelse. Afgørelsen eller håndteringen af klagen må ikke føre til diskriminerede handlinger.

    Ankesager KLS systemer

    Når en ankesag er modtaget bekræfter Kiwa Inspecta dette over for appellanten. Hvis anken omhandler godkendelses- eller overvågningsprocessen, udstedelse eller inddragelse af godkendelsesbevis, vil sagen blive overdraget til Sikkerhedsstyrelsens afgørelse. Appellanten holdes løbende underrettet om sagens fremskridt og resultatet. Herefter får appellanten formel besked om at ankesagen er afsluttet.

    Sikkerhedsstyrelsen er ankeinstans.

Kontaktoplysninger

Tlf.: 70 22 97 70
E-mail: dk.info@kiwa.com

CVR: 29311889

INSPECTA DENMARK A/S
Vadgårdsvej 25
6830 Nørre Nebel
CVR: 29311889