Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på ændringerne, - enten skriftlig på auditrapporten ved audit, eller med skriftlig kontakt, og med en frist for at bringe certificeringen ajour. Fristen vil for produkt/proces ændringer være 6 måneder. Ved det næst kommende besøg auditeres der for om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.
For ændringer i certificeringsstandarden vil overgangstiden være normal 1 år, med mindre der fra akkrediteringsmyndigheder angives andet. Ved det næst kommende besøg, passende med overgangstiden, auditeres der for om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.
9.1 Ankesager
Processen for ankesager vil være tilgængelig på Kiwa Inspectas hjemmeside.
Sammensætningen af personale til behandling af ankesager vil ikke indeholde personer der har deltaget i audit eller truffet beslutninger vedrørende certificering på den pågældende virksomhed.
Når en ankesag er modtaget bekræfter Kiwa Inspecta dette over for appellanten. Denne holdes løbende underrettet om sagens fremskridt og resultatet. Herefter får appellanten formel besked om at ankesagen er afsluttet. Afgørelsen eller håndteringen af anken må ikke føre til diskriminerede handlinger.
9.2 Klager
Processen for klager vil være tilgængelig på Kiwa Inspectas hjemmeside.
Når Kiwa Inspecta modtager en klage bekræftes dette over for klageren, og det undersøges først om den omhandler certificeringsaktiviteter Kiwa Inspecta er ansvarlig for. Er dette tilfældet behandles klagen.
Omhandler klagen en certificeret kunde, undersøges klagen med udgangspunkt i kundens ledelsessystems effektivitet. Kunden orienteres om klagen.
Kiwa Inspecta indsamler og verificerer alle relevante oplysninger til validering af klagen. Dette gøres af personale der ikke har været involveret i emnet for klagen.
Klageren holdes orienteret om klagens fremskridt og resultat. Herefter får klageren formel besked om at klagen er afsluttet.
Sammen med kunden og klageren afgør Inspecta om klagen og løsningen, eller dele deraf, skal offentliggøres.