Klage, ophævelse, suspendering m.

Tilbagetrækning af et certifikat er en sag som kun Kiwa Inspectas ledelse kan afgøre. Kiwa Inspecta vil suspendere eller tilbagetrække en certificering hvis f.eks:

• Virksomheden går konkurs
  
• Virksomheden overtages af anden virksomhed som ikke ønsker at videreføre certificeringen.
  
• Betaling for besøg og/eller opfølgningsbesøg sker ikke
  
• Afvigelser er efter gentagende henvendelse ikke lukket.
  
• Systemet er efter gentagende opfølgningsbesøg ikke vedligeholdt.
  
• Virksomheden ikke tillader gennemførelse af audit med de krævede intervaller
  
• Virksomheden frivillig beder om suspendering
  

​

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på konsekvenserne af suspenderingen, og skal skriftligt afstå fra at markedsføre sig som certificeret.

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal logoet fjernes fra og at Kiwa Inspecta vil udføre spotcheck at dette er udført.Suspenderinger vil have en maksimumperiode på 6 måneder.Er der i den fastsatte periode ikke rettet op på de forhold der har ført til suspenderingen, indskrænkes eller tilbagetrækkes certificeringen. Indskrænkes certificeringen, skal denne stemme overens med certificeringsgrundlaget. (dokumenteres ved audit)

Er de forhold der har ført til suspenderingen af en sådan art at certificeringen ikke kan opretholdes, trækkes certificeringen tilbage. Virksomheden gøres opmærksom på at de skal afstå fra at markedsføre sig med den nævnte standard/proces som de var certificeret til. Virksomheden gøres opmærksom på at alle reklamedokumenter samt hjemmesider mm. skal referencen til standard/processen fjernes fra og at Kiwa Inspecta vil udfører spotcheck på at dette er udført

​

Hvis virksomheden bringer forholdene i orden inden for suspenderingsperioden, og dette kan dokumenteres ved auditering af virksomheden, ophører suspenderingen og certificeringen forsætter til udløbsperioden afsluttes.

​

Ved ændringer/reduktion af certifikatet gyldighedsområde, enten i forhold til:

• Ændringer i virksomhedens konstruktion /verifikation, eller at de ikke producere det aktuelle produkt /ikke har den aktuelle proces mere
• Ny revision af standarden

Virksomheden gøres skriftligt opmærksom på ændringerne, - enten skriftlig på auditrapporten ved audit, eller med skriftlig kontakt, og med en frist for at bringe certificeringen ajour. Fristen vil for produkt/proces ændringer være 6 måneder. Ved det næst kommende besøg auditeres der for om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.

​

For ændringer i certificeringsstandarden vil overgangstiden være normal 1 år, med mindre der fra akkrediteringsmyndigheder angives andet. Ved det næst kommende besøg, passende med overgangstiden, auditeres der for om ændringen er gennemført. På auditrapporten dokumenteres at virksomheden har bragt certificeringen ajour.

​​

9.1 Ankesager

Processen for ankesager vil være tilgængelig på Kiwa Inspectas hjemmeside.

​

Sammensætningen af personale til behandling af ankesager vil ikke indeholde personer der har deltaget i audit eller truffet beslutninger vedrørende certificering på den pågældende virksomhed.

​

Når en ankesag er modtaget bekræfter Kiwa Inspecta dette over for appellanten. Denne holdes løbende underrettet om sagens fremskridt og resultatet. Herefter får appellanten formel besked om at ankesagen er afsluttet. Afgørelsen eller håndteringen af anken må ikke føre til diskriminerede handlinger.

​​

9.2 Klager

Processen for klager vil være tilgængelig på Kiwa Inspectas hjemmeside.

​

Når Kiwa Inspecta modtager en klage bekræftes dette over for klageren, og det undersøges først om den omhandler certificeringsaktiviteter Kiwa Inspecta er ansvarlig for. Er dette tilfældet behandles klagen.

​

Omhandler klagen en certificeret kunde, undersøges klagen med udgangspunkt i kundens ledelsessystems effektivitet. Kunden orienteres om klagen.

​

Kiwa Inspecta indsamler og verificerer alle relevante oplysninger til validering af klagen. Dette gøres af personale der ikke har været involveret i emnet for klagen.

Klageren holdes orienteret om klagens fremskridt og resultat. Herefter får klageren formel besked om at klagen er afsluttet.

Sammen med kunden og klageren afgør Inspecta om klagen og løsningen, eller dele deraf, skal offentliggøres.​